Jeżeli w akcie stanu cywilnego figurują nieprawidłowości, błędy lub brakuje danych wymaganych przez prawo, możliwe jest odpowiednio sprostowanie lub uzupełnienie takiego aktu. Sprostowanie oraz uzupełnienie aktu stanu cywilnego może nastąpić w trybie administracyjnym lub sądowym.
Sprostowanie aktu stanu cywilnego
Administracyjne sprostowanie aktu stanu cywilnego dokonywane jest przez kierownika urzędu stanu cywilnego z urzędu lub na wniosek:
- osoby, której akt dotyczy lub jej przedstawiciela ustawowego (np. rodzica dziecka)
- osoby mającej w tym interes prawny
- prokuratora
Powiadomienie osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy
Jeżeli czynność sprostowania dokonywana będzie z urzędu lub z inicjatywy podmiotów innych niż osoba, której akt stanu cywilnego dotyczy lub jej przedstawiciela ustawowego - osoba ta zostanie powiadomiona przez kierownika urzędu stanu cywilnego o zamiarze sprostowania jej aktu stanu cywilnego lub złożeniu wniosku o sprostowanie.
W przypadku sprostowania aktu małżeństwa dokonywanego na wniosek jednego z małżonków, powiadomiony zostanie o złożeniu wniosku drugi małżonek.
Organ właściwy do sprostowania
Z wnioskiem o sprostowanie aktu stanu cywilnego należy wystąpić do kierownika urzędu staniu cywilnego, który sporządził akt stanu cywilnego podlegający sprostowaniu i przedłożyć dowód wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydawany po dokonaniu sprostowania.
- Jeżeli podstawą sprostowania będzie dokument zagraniczny, należy załączyć ten dokument wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski. Dokument ten powinien zawierać dane podlegające sprostowaniu, stwierdzać zdarzenie wcześniejsze i dotyczyć tej samej osoby lub jej wstępnych (np. rodziców).
- Jeżeli sprostowanie aktu stanu cywilnego ma nastąpić na podstawie materiałów archiwalnych należy załączyć uwierzytelniony odpis lub wypis bądź uwierzytelnioną reprodukcję tych materiałów.
- Jeżeli akt stanu cywilnego będzie prostowany na podstawie polskiego aktu stanu cywilnego nie ma potrzeby przedkładania odpisu takiego aktu.
Forma załatwienia sprawy
- Pozytywne załatwienie sprawy - sprostowanie nastąpi w formie czynności materialno-technicznej, zakończonej wydaniem odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego.
- Negatywne załatwienie sprawy - odmowa sprostowania nastąpi w formie decyzji administracyjnej od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
Sytuacje, w których może dojść do sprostowania aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego (przesłanki sprostowania):
Niezgodność danych w akcie stanu cywilnego:
- z danymi zawartymi w aktach zbiorowych (są to dokumenty, które były np. podstawą sporządzenia aktu)
- z innymi aktami stanu cywilnego stwierdzającymi zdarzenie wcześniejsze i dotyczącymi tej samej osoby lub jej wstępnych (np. rodziców, dziadków)
- z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego
Sądowe sprostowanie aktu stanu cywilnego dokonywane jest przez sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym na wniosek:
- osoby zainteresowanej
- prokuratora
- kierownika urzędu stanu cywilnego
Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje sąd powszechny, jeżeli:
- nie jest możliwe sprostowanie w trybie administracyjnym, tj. na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub innych aktów stanu cywilnego stwierdzających zdarzenie wcześniejsze i dotyczących tej samej osoby lub jej wstępnych, albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego
- sprostowanie w trybie administracyjnym przez kierownika urzędu stanu cywilnego nie jest możliwe wyłącznie w oparciu o ww. dokumenty.
Unieważnienie aktu stanu cywilnego lub dołączonej do niego wzmianki dodatkowej. Tryb sądowy.
Unieważnienia aktu stanu cywilnego lub dołączonej do niego wzmianki dodatkowej dokonuje sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym na wniosek:
● osoby zainteresowanej
● prokuratora
● kierownika urzędu stanu cywilnego
Unieważnienie aktu stanu cywilnego lub wzmianki dodatkowej następuje, jeżeli:
● akt stanu cywilnego lub wzmianka dodatkowa stwierdzają zdarzenie niezgodne ze stanem faktycznym
● stwierdzone uchybienia zmniejszają moc dowodową aktu stanu cywilnego
Ustalenie treści aktu stanu cywilnego. Tryb sądowy.
Ustalenia treści aktu stanu cywilnego dokonuje sąd powszechny w trybie nieprocesowym jeżeli:
● postanowił o sporządzeniu nowego aktu stanu cywilnego
● na wniosek: osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika urzędu stanu cywilnego - jeżeli unieważniony akt stanu cywilnego ma być zastąpiony nowym aktem; akt urodzenia lub akt małżeństwa nie został sporządzony i nie może go sporządzić kierownik urzędu stanu cywilnego.
Uzupełnienie aktu stanu cywilnego.
Administracyjne uzupełnienie aktu stanu cywilnego dokonywane jest przez kierownika urzędu stanu cywilnego z urzędu lub na wniosek:
● osoby, której akt dotyczy lub jej przedstawiciela ustawowego
● osoby mającej w tym interes prawny
● prokuratora
Powiadomienie osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy
Jeżeli czynność uzupełnienia dokonywana będzie z urzędu lub inicjatywy podmiotów innych niż osoba, której akt stanu cywilnego dotyczy lub jej przedstawiciela ustawowego, osoba ta zostanie powiadomiona przez kierownika urzędu stanu cywilnego o zamiarze uzupełnienia jej aktu stanu cywilnego lub złożeniu wniosku o uzupełnienie. W przypadku uzupełnienia aktu małżeństwa dokonywanego na wniosek jednego z małżonków, powiadamia się o złożeniu wniosku drugiego małżonka.
Właściwość organu
Z wnioskiem o uzupełnienie aktu stanu cywilnego należy wystąpić do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt stanu cywilnego podlegający uzupełnieniu i przedłożyć dowód wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydawany po dokonaniu uzupełnienia.
1. Jeżeli podstawą uzupełnienia będzie dokument zagraniczny, należy załączyć ten dokument wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski. Dokument ten powinien zawierać dane podlegające uzupełnieniu, stwierdzać zdarzenie wcześniejsze i dotyczyć tej samej osoby lub jej wstępnych (np. rodziców).
2. Jeżeli uzupełnienie aktu stanu cywilnego ma nastąpić na podstawie materiałów archiwalnych należy załączyć uwierzytelniony odpis lub wypis lub uwierzytelnioną reprodukcję tych materiałów.
3. Jeżeli akt stanu cywilnego będzie uzupełniany na podstawie polskiego aktu stanu cywilnego nie ma potrzeby przedkładania odpisu takiego aktu.
Forma załatwienia sprawy
● Pozytywne załatwienie sprawy - uzupełnienie nastąpi w formie czynności materialno-technicznej, zakończonej wydaniem odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego.
● Negatywne załatwienie sprawy – odmowa uzupełnienia nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
Uzupełnienie aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego może nastąpić, jeżeli:
● akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich wymaganych danych
● istnieje możliwość uzupełnienia danych na podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych dla tego aktu, innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny.
Sądowe uzupełnienie dotyczy tylko aktu zgonu w zakresie daty lub godziny zgonu, dokonywane jest przez sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym na wniosek:
● osoby zainteresowanej
● prokuratora
Uzupełnienia aktu zgonu dokonuje sąd powszechny, jeżeli:
● akt zgonu nie zawiera daty lub godziny zgonu
● dane te nie wynikają z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego stanowiących podstawę sporządzenia tego aktu.